Cloud-Backup für kleine Unternehmen

Ein kleines Unternehmen braucht ein Cloud-Backup, das jeden PC mit Arbeitsdaten abdeckt, eine benannte zuständige Person hat, zeigt, ob Backups tatsächlich erfolgreich waren, und steuert, wer Daten wiederherstellen darf. Viele kleine Firmen haben ein Backup auf dem Papier, aber nicht in der Praxis, weil niemand nachsieht. Dieser Ratgeber nennt, worauf Sie achten sollten, erklärt, wie das Organisationskonto von Tornova die Aufgabe angeht, und endet mit einer Checkliste zur Einrichtung. Er gibt allgemeine Informationen und ist keine Rechts- oder Compliance-Beratung. Hinweis zur Sprache: Das Dashboard und die Windows-App (Tornova App) sind derzeit nur auf Englisch verfügbar. Bezeichnungen, die Sie dort sehen, nennen wir deshalb in Fettschrift auf Englisch und erklären sie beim ersten Auftreten auf Deutsch.

Was ein kleines Unternehmen wirklich von einem Backup braucht

Die meisten kleinen Unternehmen brauchen kein Enterprise-System. Sie brauchen eine kurze Liste von Dingen, die zuverlässig erledigt werden.

Jeder PC mit Arbeitsdaten ist abgedeckt. Den gemeinsamen Büro-PC vergisst man nicht leicht; den Laptop der Inhaberin oder des Inhabers und den Rechner der Teilzeitkraft dagegen schon.
Jemand ist zuständig. Eine benannte Person prüft, ob Backups laufen, und eine Vertretung kann einspringen.
Übersicht. Sie sehen, welche PCs erfolgreich gesichert wurden und bei welchen etwas zu tun ist, ohne jeden PC einzeln zu öffnen.
Eine Kopie an einem anderen Standort. Ein Backup neben dem PC geht im selben Brand oder Diebstahl verloren. Siehe die 3-2-1-Regel für Backups.
Kontrolle über Wiederherstellungen. Daten sichern zu dürfen, sollte nicht automatisch bedeuten, dass jede Person im Unternehmen sie wiederherstellen kann.
Ein Umgang mit Veränderung. Beschäftigte kommen und gehen, PCs werden ersetzt, und die Backup-Regelung muss mitziehen.

Alles Weitere, etwa Dateiformate oder bestimmte Server-Software, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Die Kauf-Checkliste finden Sie unter Backup-Software für Windows auswählen.

Woran Backups in kleinen Unternehmen meist scheitern

Backups wurden einmal eingerichtet, und seither hat niemand die Ergebnisse angesehen.
Die einzige Kopie liegt auf einer externen Festplatte im selben Büro.
Backups laufen über das persönliche Konto einer einzelnen Person und verlassen das Unternehmen mit ihr.
Niemand hat eine Wiederherstellung ausprobiert, also weiß niemand, wie lange sie dauert oder ob sie funktioniert.
Jede Person oder niemand kann alles wiederherstellen.
Ein neuer PC kommt hinzu und wird nie in das Backup aufgenommen.

Jedes dieser Probleme ist ebenso ein Prozessproblem wie ein technisches, weshalb die Checkliste am Ende dieses Ratgebers überwiegend von Gewohnheiten handelt.

Wie ein Tornova-Organisationskonto aufgebaut ist

Tornova Backup kennt zwei Kontoarten: Privat für eine Person und Organisation für ein Unternehmen. Eine Organisation fasst Benutzer, Geräte, Speicher und Verwaltung in einem Konto zusammen, statt den PC jedes Beschäftigten getrennt zu behandeln.

Organisations-Admin: verwaltet die Organisation als Ganzes: Benutzer, Teams, Rollen und Berechtigungen, registrierte Geräte, Backup- und Wiederherstellungskontrollen, Speicher, Sicherheit und Abrechnung.
Teams (optional): Abteilungen oder Gruppen wie Buchhaltung oder Betrieb, jeweils mit einem optionalen Team-Admin, dessen Befugnis auf das Team begrenzt ist.
Benutzer: Personen, die ihre eigenen erlaubten Daten sichern und wiederherstellen, gemäß den ihnen erteilten Berechtigungen.
Geräte: die Windows-PCs, die in der Organisation registriert sind, mit einem für Administratoren sichtbaren Backup-Status.

Teams sind optional, ein Betrieb mit fünf Personen kann also mit einem Organisations-Admin und wenigen Benutzern auskommen. Der Speicher wird zentral verwaltet: Eine Organisation kauft für eine Anzahl von Benutzern einen Plan pro Benutzer, und der Organisations-Admin legt fest, ob der Speicher in der gesamten Organisation gemeinsam genutzt oder pro Benutzer begrenzt wird. Der Organisations-Admin zählt zur gekauften Benutzerzahl.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung steht im Organisationshandbuch, und die Organisationsseite gibt einen Überblick.

Sehen, ob Backups gesund sind

Das Dashboard (Web Dashboard) zeigt einem Administrator den Backup-Status der gesamten Organisation. Die Overview (Übersicht) zeigt, wie viele PCs aktiv sind, welche Aufmerksamkeit brauchen und die jüngsten Backups. Unter Backup kann der Administrator einen registrierten PC wählen und dessen Backup Set (Backup-Satz), das letzte Backup und das Ergebnis ansehen. Activity (Aktivität) zeichnet Backup- und Wiederherstellungsereignisse auf.

Die Ergebnisse sind ehrlich. Successful (Erfolgreich) erscheint nur, wenn das gesamte vorgesehene Backup abgeschlossen wurde. Konnten einige Dateien nicht geschützt werden, etwa weil ein anderes Programm sie gesperrt hatte, lautet das Ergebnis Partially Completed (Teilweise abgeschlossen), und die Dateien werden aufgelistet. Ein PC, der zur geplanten Zeit aus oder offline ist, wird als verpasster Lauf vermerkt und nicht als Erfolg.

Steuern, wer wiederherstellen darf

In einem Unternehmen sollte die Möglichkeit, Firmendaten wiederherzustellen, bewusst vergeben sein. Bei Tornova sind die Backup-Berechtigung und die Wiederherstellungsberechtigung getrennt. Für einen normalen Benutzer in einer Organisation muss eine Wiederherstellung drei Hürden nehmen:

Restore Lock der Organisation entsperrt
Restore Lock des Teams entsperrt
Individuelle Wiederherstellungsberechtigung aktiviert

Sperrt eine dieser Hürden die Wiederherstellung, kann der Benutzer nicht wiederherstellen. Business-Konten starten standardmäßig mit eingeschaltetem Restore Lock, der Zugriff wird also von einem Administrator absichtlich freigegeben. Ist die Bestätigung in zwei Schritten (MFA) eingeschaltet, ist vor dem Start einer Wiederherstellung eine zusätzliche Bestätigung nötig.

Neue Backup-Pfade können in einer Organisation je nach ihren Regeln außerdem eine Freigabe erfordern, damit ein Benutzer nicht unbemerkt Ordner außerhalb des vereinbarten Rahmens hinzufügt. Die App und das Dashboard zeigen an, wenn eine Freigabe nötig ist.

Emergency Stop und Sicherheitskontrollen

Organisations-Admins haben einen Emergency Stop: eine Kontrolle auf Organisationsebene, die die betroffene Backup-Aktivität in der gesamten Organisation anhält. Er ist für einen ernsten Vorfall gedacht und nicht als gewöhnliche Pause-Taste, und das Fortsetzen ist ein manueller Schritt.

Auf der Seite Security liegen auch das Restore Lock der Organisation und die MFA-Konfiguration. Daten sind bei der Übertragung (TLS 1.2 oder höher) und im Cloud-Speicher im Ruhezustand verschlüsselt, und jeder Windows Agent hat eigene gerätespezifische Zugangsdaten. Clientseitige Verschlüsselung ist geplant, aber nicht verfügbar. Lesen Sie daher Verschlüsseltes Cloud-Backup: Was Verschlüsselung leistet, bevor Sie entscheiden, wie das zu Ihren Anforderungen passt. Tornova erkennt oder blockiert heute keine Ransomware; es ist eine Ebene der Wiederherstellung, wie in Ransomware und Backup erklärt.

Datenschutzpflichten, allgemein betrachtet

Ein Unternehmen ist in der Regel für die personenbezogenen Daten seiner Kunden und Beschäftigten verantwortlich, auch für Kopien in Backups. Das ist keine Rechtsberatung, und die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Branche (in Europa zählt dazu etwa die DSGVO, die Sie selbst prüfen sollten). Allgemein hilft es zu wissen:

Was Sie speichern. Welche gesicherten Ordner personenbezogene oder vertrauliche Daten enthalten.
Wo es gespeichert wird. Die Hauptinfrastruktur von Tornova liegt in den USA auf Microsoft Azure und ist weltweit erreichbar. Ob die Speicherung in den USA zu Ihren Pflichten und zu den Verträgen mit Ihren Kunden passt, müssen Sie selbst prüfen.
Wer Zugriff hat. Beschränken Sie die Wiederherstellungsberechtigung auf Personen, die sie brauchen.
Wie lange Sie es aufbewahren. Backups behalten gelöschte Dateien, solange sie aufbewahrt werden; gleichen Sie das mit Ihren eigenen Aufbewahrungsregeln ab.
Was passiert, wenn jemand geht. Entziehen Sie den Zugriff und entscheiden Sie, was mit dem Backup des PCs dieser Person geschieht.

Haben Sie bestimmte rechtliche oder regulatorische Pflichten, fragen Sie vor der Wahl eines Anbieters eine qualifizierte Beratung.

Eine Einrichtungs-Checkliste für ein kleines Team

Legen Sie fest, wer für das Backup zuständig ist und wer die Vertretung übernimmt.
Listen Sie die PCs und Ordner auf, die Arbeitsdaten enthalten.
Wählen Sie einen Plan nach dem benötigten Speicher und der Zahl der Benutzer. Siehe Preise.
Erstellen Sie das Organisationskonto, fügen Sie dann bei Bedarf Teams und die Benutzer hinzu.
Geben Sie jedem Benutzer vorläufige Anmeldedaten auf sicherem Weg. Jeder Benutzer legt ein dauerhaftes Passwort fest und bestätigt seine eigene E-Mail-Adresse.
Installieren Sie die Tornova App auf jedem PC und melden Sie sich an, wobei Sie auf Nachfrage die Organisation wählen.
Nehmen Sie die richtigen Ordner in jedes Backup Set auf und schließen Sie ggf. nötige Freigaben ab.
Starten Sie die ersten Backups und prüfen Sie Activity.
Entscheiden Sie bewusst, wer wiederherstellen darf, und testen Sie dann eine kleine Wiederherstellung mit nicht vertraulichen Dateien.
Schalten Sie das automatische Backup (Automatic Backup) ein und sehen Sie sich die Overview jede oder jede zweite Woche an.

Tornova unterstützt heute nur Windows-PCs. Server und andere Plattformen gehören nicht zu dem, was es verspricht. Fragen zu einem größeren Einsatz richten Sie an den Kontakt.

Häufig gestellte Fragen

Was sollte Backup-Software für ein kleines Unternehmen bieten?

Zentrale Backup-Verwaltung (wer geschützt ist und wo etwas zu tun ist), Kontrolle darüber, wer wiederherstellen darf, einen Weg, Backups bei einem Vorfall schnell zu stoppen, klare Ergebnisse für jedes Gerät und einen Plan, der mit den Benutzern wächst. Tornova Backup bietet für Windows-PCs Organisations-, Team- und Geräteverwaltung, eine getrennte Wiederherstellungsberechtigung, ein Restore Lock und Emergency Stop.

Wie viele Benutzer muss ich kaufen?

Kaufen Sie einen Platz für jede Person, die eine Tornova-Anmeldung haben wird, und denken Sie daran, dass der Organisations-Admin als ein Benutzer zählt. Das Organisationshandbuch erklärt, wie Sie später weitere Benutzer hinzufügen.

Kann eine Person das Backup für das ganze Unternehmen verwalten?

Ja. Eine kleine Organisation kann mit einem Organisations-Admin und ohne Teams laufen. Teams und Team-Admins sind optional und nützlich, wenn Verantwortung geteilt werden soll.

Können Beschäftigte die Dateien der anderen wiederherstellen?

Nur, wenn die Wiederherstellungskontrollen der Organisation es erlauben. Die Wiederherstellungsberechtigung ist von der Backup-Berechtigung getrennt, und eine Wiederherstellung muss die Sperre der Organisation, die Sperre des Teams und die individuelle Berechtigung passieren.

Sichert Tornova Server oder Macs?

Tornova unterstützt heute Windows-PCs. macOS und Linux sind Zukunft, und es gibt keine Aussage zu System-Image-Backups.

Eignet sich Tornova für ein reguliertes Unternehmen?

Das hängt von Ihren Pflichten ab. Die Daten liegen in den USA auf Azure und sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, clientseitige Verschlüsselung ist aber nicht verfügbar. Klären Sie Ihre Anforderungen mit einer qualifizierten Beratung.

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