Облачное резервное копирование для небольшой компании

Малому бизнесу нужно облачное резервное копирование, которое охватывает каждый ПК с рабочими данными, имеет ответственного, показывает, действительно ли копирование прошло успешно, и управляет тем, кто может восстанавливать данные. Во многих небольших компаниях резервное копирование есть на бумаге, но не на деле, потому что никто его не проверяет. В этом руководстве перечислено, на что обращать внимание, объяснено, как к этому подходит аккаунт «Организация» в Tornova, а в конце дан чек-лист настройки. Это общая информация, а не юридическая консультация и не консультация по соблюдению требований.

Что на самом деле нужно малому бизнесу от резервного копирования

Большинству небольших компаний не нужна корпоративная система. Им нужен короткий список вещей, которые работают надёжно.

Охвачен каждый ПК с рабочими данными. Общий офисный ПК запомнить легко; ноутбук владельца и компьютер сотрудника на неполной ставке — труднее.
У резервного копирования есть владелец. Один назначенный человек отвечает за проверку того, что копирование выполняется, а заместитель может его подменить.
Наглядность. Вы видите, какие ПК скопированы успешно, а каким нужно внимание, не открывая каждый ПК.
Копия в другом месте. Резервная копия рядом с ПК пропадёт в том же пожаре или при той же краже. См. правило резервного копирования 3-2-1.
Контроль над восстановлением. Возможность копировать данные не должна автоматически означать, что любой сотрудник компании может их восстановить.
Умение справляться с изменениями. Сотрудники приходят и уходят, ПК заменяют, и схема резервного копирования должна за этим следовать.

Всё остальное, например форматы файлов или конкретное серверное ПО, зависит от вашего бизнеса. Чек-лист покупателя — в руководстве Как выбрать программу резервного копирования для Windows.

Где резервное копирование в малом бизнесе обычно даёт сбой

Копирование настроили один раз, и с тех пор никто не смотрел на результаты.
Единственная копия лежит на внешнем диске в том же офисе.
Копирование идёт из личного аккаунта одного сотрудника и уходит вместе с ним.
Никто не пробовал восстановление, поэтому никто не знает, сколько оно занимает и работает ли вообще.
Восстанавливать что угодно может каждый — или никто.
Новый ПК добавили, но в резервное копирование так и не включили.

Каждая из этих проблем — скорее проблема процесса, чем технологии, поэтому чек-лист в конце руководства в основном про привычки.

Как устроен аккаунт «Организация» в Tornova

В Tornova Backup есть два вида аккаунтов: «Для частных лиц» (Personal) — для одного человека — и «Организация» (Organization) — для компании. Организация объединяет пользователей, устройства, хранилище и администрирование в одном аккаунте вместо того, чтобы считать ПК каждого сотрудника отдельным.

Администратор организации (Organization Admin): управляет организацией в целом: пользователями, командами, ролями и правами, зарегистрированными устройствами, средствами контроля копирования и восстановления, хранилищем, безопасностью и оплатой.
Команды (необязательно): отделы или группы, например «Бухгалтерия» или «Операции»; у каждой может быть необязательный администратор команды, чьи полномочия ограничены этой командой.
Пользователи: люди, которые защищают и восстанавливают собственные разрешённые данные согласно выданным им правам.
Устройства: ПК с Windows, зарегистрированные в организации; их статус копирования виден администраторам.

Команды необязательны, поэтому фирма из пяти человек может работать с одним администратором организации и несколькими пользователями. Хранилищем управляют централизованно: организация покупает тариф на определённое число пользователей, а администратор организации решает, будет ли хранилище общим для всей организации или ограниченным для каждого пользователя. Администратор организации входит в число купленных пользователей.

Пошаговое описание — в руководстве по аккаунту «Организация», а обзор — на странице «Организация».

Как увидеть, здоровы ли резервные копии

Web Dashboard (панель управления на сайте) показывает администратору статус копирования по всей организации. На экране Overview (обзор) видно, сколько ПК активно, каким требуется внимание и какие копирования выполнены последними. В разделе Backup администратор может выбрать зарегистрированный ПК и посмотреть его Backup Set (набор для копирования), последнее копирование и результат. В Activity (история действий) записываются события копирования и восстановления.

Результаты честные. Backup Successful (успешно) появляется только тогда, когда копирование выполнено полностью. Если часть файлов защитить не удалось, например потому, что их занимала другая программа, результат — Partially Completed (выполнено частично), а файлы перечисляются. ПК, который в назначенное время выключен или не в сети, записывается как пропущенный запуск, а не как успех.

Кто может восстанавливать данные

В бизнесе возможность восстанавливать данные компании должна быть осознанной. В Tornova право на копирование и право на восстановление разделены. Обычному пользователю в организации для восстановления нужно пройти три шлюза:

Restore Lock организации снят
Restore Lock команды снят
Индивидуальное право на восстановление включено

Если любой шлюз блокирует восстановление, пользователь не может восстанавливать. Бизнес-аккаунты по умолчанию начинают с включённого Restore Lock, поэтому доступ администратор включает намеренно. Если включена двухфакторная аутентификация (MFA, двухэтапная проверка), для начала восстановления нужна дополнительная проверка.

Новые пути для копирования в организации тоже могут требовать одобрения, в зависимости от её правил, поэтому пользователь не может незаметно добавить папки за пределами согласованного. Приложение Tornova для Windows (Tornova App) и Web Dashboard показывают, когда нужно одобрение.

Emergency Stop и средства безопасности

У администраторов организации есть Emergency Stop: средство на уровне организации, которое останавливает применимую активность копирования во всей организации. Оно предназначено для серьёзного инцидента, а не для обычной паузы, а возобновление выполняется вручную.

На странице Security находятся также Restore Lock организации и настройка MFA. Данные шифруются при передаче (TLS 1.2 или новее) и при хранении в облачном хранилище, а у каждого Windows Agent есть собственные учётные данные устройства. Шифрование на стороне клиента запланировано, но недоступно, поэтому прочитайте Шифрование резервных копий: простое объяснение, прежде чем решать, как это соотносится с вашими требованиями. Tornova сегодня не обнаруживает и не блокирует программы-вымогатели; это уровень восстановления, как объяснено в материале Резервные копии и шифровальщики.

Ответственность за защиту данных, в общих чертах

Бизнес обычно отвечает за персональные данные своих клиентов и сотрудников, включая копии в резервных копиях. Это не юридическая консультация, а правила различаются по странам и отраслям. В общих чертах полезно знать:

Что вы храните. В каких копируемых папках есть персональные или конфиденциальные данные.
Где это хранится. Основная инфраструктура Tornova находится в США на Microsoft Azure и доступна по всему миру. Если у вас или у ваших клиентов есть требования к месту хранения данных, проверьте, подходит ли это вашим обязательствам и договорам с клиентами, до покупки.
Кто имеет доступ. Ограничьте право на восстановление теми, кому оно нужно.
Как долго вы это храните. Резервные копии сохраняют удалённые файлы, пока они хранятся по сроку хранения; сверьте этот срок с собственными правилами хранения.
Что происходит, когда сотрудник уходит. Отзовите его доступ и решите, что делать с копией его ПК.

Если у вас есть конкретные юридические или регуляторные обязанности, перед выбором поставщика проконсультируйтесь с квалифицированным специалистом.

Чек-лист настройки для небольшой команды

Решите, кто отвечает за резервное копирование и кто его заместитель.
Составьте список ПК и папок с рабочими данными.
Выберите тариф по нужному объёму хранилища и числу пользователей. См. страницу «Цены».
Создайте аккаунт «Организация», затем при необходимости добавьте команды и пользователей.
Безопасно передайте каждому пользователю временные данные для входа. Каждый пользователь задаёт постоянный пароль и подтверждает собственную электронную почту.
Установите приложение Tornova на каждый ПК и войдите, выбрав организацию, когда будет предложено.
Добавьте нужные папки в Backup Set каждого ПК и пройдите все необходимые одобрения.
Запустите первые копирования и проверьте Activity.
Осознанно решите, кто может восстанавливать, затем проверьте небольшое восстановление на неконфиденциальных файлах.
Включите автоматическое резервное копирование и просматривайте Overview раз в одну-две недели.

Сегодня Tornova поддерживает только ПК с Windows. Серверы и другие платформы в то, что она заявляет, не входят. Вопросы о более крупном внедрении можно отправить через страницу «Контакт».

Часто задаваемые вопросы

Что должно быть в программе резервного копирования для малого бизнеса?

Центральное управление копированием (кто защищён и что требует внимания), контроль над тем, кто может восстанавливать, способ быстро остановить копирование при инциденте, понятные результаты по каждому устройству и тариф, который растёт вместе с числом пользователей. Tornova Backup предлагает для ПК с Windows управление организацией, командами и устройствами, отдельное право на восстановление, Restore Lock и Emergency Stop.

Сколько пользователей нужно купить?

Купите место для каждого, у кого будет вход в Tornova, и помните, что администратор организации считается одним пользователем. Как добавить пользователей позже, объяснено в руководстве по аккаунту «Организация».

Может ли один человек управлять резервным копированием всей компании?

Да. Небольшая организация может работать с одним администратором организации и без команд. Команды и администраторы команд необязательны и полезны, когда ответственность нужно разделить.

Могут ли сотрудники восстанавливать файлы друг друга?

Только если это позволяют средства контроля восстановления организации. Право на восстановление отделено от права на копирование, а восстановление проходит через блокировку организации, блокировку команды и индивидуальное право.

Копирует ли Tornova серверы или Mac?

Сегодня Tornova поддерживает ПК с Windows. macOS и Linux — в будущем, а копирования образа системы не заявлено.

Подходит ли Tornova для регулируемого бизнеса?

Это зависит от ваших обязательств. Данные размещены в США на Azure и шифруются при передаче и при хранении, но шифрования на стороне клиента нет. Уточните свои требования у квалифицированного специалиста.